1. Bedarfsanalyse durchführen

Der erste und wichtigste Schritt ist eine gründliche Analyse Ihrer Unternehmensprozesse und -anforderungen. Identifizieren Sie:

• Kernprozesse, die verbessert werden sollen
• Unerlässliche Funktionen und Module
• Aktuelle Herausforderungen und Engpässe
• Zukünftige Anforderungen durch geplantes Wachstum

Erstellen Sie auf dieser Basis ein detailliertes Lastenheft. Dieses dient als Grundlage für den gesamten weiteren Auswahlprozess.

2. Budget festlegen

Kalkulieren Sie realistisch die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) über mehrere Jahre:

• Lizenz- und Implementierungskosten
• Hardware-Upgrades
• Schulungen
• Wartung und Support
• Anpassungen und Erweiterungen

Berücksichtigen Sie auch versteckte Kosten wie Produktivitätseinbußen während der Einführungsphase.

3. Marktrecherche durchführen

Verschaffen Sie sich einen Überblick über den ERP-Markt:

• Recherchieren Sie potenzielle Anbieter
• Vergleichen Sie Funktionsumfang und Technologien
• Prüfen Sie Branchenerfahrung und Referenzen
• Bewerten Sie die Zukunftsfähigkeit und Erweiterbarkeit

Erstellen Sie eine Longlist mit 10-15 grundsätzlich geeigneten Systemen.

4. Anbieter kontaktieren und Angebote einholen

Kontaktieren Sie die Anbieter auf Ihrer Longlist:

• Senden Sie Ihr Lastenheft
• Fordern Sie eine erste Einschätzung an
• Bitten Sie um ein detailliertes Angebot
• Stellen Sie Rückfragen zu unklaren Punkten

5. Shortlist erstellen

Reduzieren Sie die Auswahl auf 2-3 Favoriten basierend auf:

• Übereinstimmung mit Ihren Anforderungen
• Preis-Leistungs-Verhältnis
• Branchenerfahrung und Referenzen
• Zukunftsfähigkeit der Technologie

Präsentieren und diskutieren Sie die Shortlist-Kandidaten im Projektteam.

6. Detailworkshops durchführen

Laden Sie die Shortlist-Anbieter zu ausführlichen Workshops ein:

• Lassen Sie sich kritische Funktionen im Detail demonstrieren
• Diskutieren Sie mögliche Anpassungen und deren Aufwand
• Bewerten Sie die Usability aus Anwendersicht
• Klären Sie offene Fragen zur Implementierung

7. Finale Entscheidung treffen

Wägen Sie alle Faktoren sorgfältig ab:

• Funktionale Abdeckung Ihrer Anforderungen
• Gesamtkosten über mehrere Jahre
• Branchenexpertise und Referenzen des Anbieters
• Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit
• Usability und Akzeptanz bei den Anwendern
• Aufwand für Implementierung und Schulung

Treffen Sie die Entscheidung im Konsens mit allen Stakeholdern.

Bewährte Tipps für die ERP-Auswahl

Unterscheiden Sie zwischen Muss- und Kann-Anforderungen

Kein ERP-System wird 100% Ihrer Wünsche erfüllen. Priorisieren Sie daher Ihre Anforderungen:

• Definieren Sie unverzichtbare Muss-Kriterien
• Identifizieren Sie wünschenswerte, aber nicht kritische Funktionen
• Setzen Sie Schwerpunkte bei Ihrer Bewertung

So finden Sie das System, das Ihre Kernanforderungen optimal abdeckt.

Achten Sie auf die Usability

Die beste Funktionalität nützt wenig, wenn die Software schwer bedienbar ist. Bewerten Sie daher auch:

• Intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche
• Einfache Navigation und Informationsfindung
• Anpassbarkeit an individuelle Präferenzen
• Positive Rückmeldungen von Referenzkunden

Eine hohe Usability fördert die Akzeptanz und Produktivität der Anwender.

Wählen Sie nicht nur nach dem Preis

Der günstigste Anbieter ist nicht automatisch die beste Wahl. Betrachten Sie stattdessen:

• Gesamtkosten über mehrere Jahre (TCO)
• Preis-Leistungs-Verhältnis im Vergleich zum Marktdurchschnitt
• Versteckte Kosten für Anpassungen, Schulungen etc.
• Langfristiges Einsparpotenzial durch Prozessoptimierungen

Sortieren Sie extreme Preisausreißer nach oben und unten aus.

Berücksichtigen Sie die Zukunftsfähigkeit

Ihr ERP-System sollte Sie viele Jahre begleiten. Achten Sie daher auf:

• Moderne, zukunftssichere Technologieplattform
• Unterstützung von Cloud, Mobile und KI
• Regelmäßige Updates und Weiterentwicklung
• Finanzielle Stabilität und Marktposition des Anbieters

So stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-System mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.

Finden Sie den richtigen Implementierungspartner

Der Erfolg Ihres ERP-Projekts hängt stark vom Implementierungspartner ab. Achten Sie auf:

• Nachgewiesene Branchenerfahrung
• Verständnis Ihrer Geschäftsprozesse und Ziele
• Klare Kommunikation und Projektplanung
• Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen

Eine enge Partnerschaft ist entscheidend für eine reibungslose Einführung.

Fazit: Eine systematische ERP-Auswahl zahlt sich aus

Die sorgfältige Auswahl eines ERP-Systems erfordert Zeit und Ressourcen. Dieser Aufwand zahlt sich jedoch mehrfach aus:

• Sie finden das optimal passende System für Ihre Anforderungen
• Sie vermeiden teure Fehlentscheidungen und Nachbesserungen
• Sie schaffen die Basis für eine erfolgreiche Implementierung
• Sie sichern die Zukunftsfähigkeit Ihrer IT-Landschaft

Sehen Sie den ERP-Auswahlprozess daher als wichtige Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Mit dem richtigen ERP-System legen Sie das Fundament für optimierte Prozesse, höhere Effizienz und nachhaltiges Wachstum.