1. Die Bedeutung der Anforderungsanalyse

Die Anforderungsanalyse bildet das Fundament für den gesamten ERP-Auswahlprozess. Sie dient dazu, ein klares Bild davon zu entwickeln, was das neue System leisten soll und wie es die Unternehmensziele unterstützen kann. Ohne eine gründliche Analyse laufen Unternehmen Gefahr, ein System zu wählen, das nicht zu ihren spezifischen Bedürfnissen passt, was zu Ineffizienzen, Frustration bei den Mitarbeitern und letztendlich zu hohen Kosten führen kann. Eine gut durchgeführte Anforderungsanalyse hingegen ermöglicht es, die wirklich relevanten Funktionen und Prozesse zu identifizieren. Sie hilft dabei, zwischen “Must-have”- und “Nice-to-have”-Funktionen zu unterscheiden und stellt sicher, dass das ausgewählte System nicht nur aktuelle, sondern auch zukünftige Anforderungen erfüllen kann.

2. Schritte einer effektiven Anforderungsanalyse

Ist-Analyse der aktuellen Prozesse

Der erste Schritt besteht darin, die bestehenden Geschäftsprozesse genau zu analysieren. Hierbei geht es darum, ein detailliertes Verständnis davon zu entwickeln, wie das Unternehmen derzeit arbeitet. Dies umfasst die Dokumentation von Arbeitsabläufen, die Identifikation von Schnittstellen zwischen verschiedenen Abteilungen und die Erfassung von Datenflüssen. Wichtig ist dabei, nicht nur die offensichtlichen Hauptprozesse zu betrachten, sondern auch Nebenprozesse und informelle Arbeitsweisen zu berücksichtigen. Oft liegen gerade in diesen Bereichen verborgene Optimierungspotenziale.

Identifikation von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen

Auf Basis der Ist-Analyse können nun Schwachstellen und Ineffizienzen in den bestehenden Prozessen identifiziert werden. Hierbei sollten Sie sich fragen: Wo treten Medienbrüche auf? Wo gibt es redundante Dateneingaben? Welche Prozesse sind besonders zeitaufwendig oder fehleranfällig? Gleichzeitig gilt es, Verbesserungspotenziale zu erkennen. Welche Prozesse könnten durch Automatisierung optimiert werden? Wo könnte eine bessere Integration verschiedener Unternehmensbereiche zu Effizienzsteigerungen führen?

Definition der Soll-Prozesse

Basierend auf den Erkenntnissen aus der Ist-Analyse und der Identifikation von Verbesserungspotenzialen können nun die Soll-Prozesse definiert werden. Hierbei geht es darum, eine Vision davon zu entwickeln, wie die Unternehmensprozesse idealerweise aussehen sollten. Wichtig ist, dass diese Soll-Prozesse nicht nur die Beseitigung aktueller Schwachstellen berücksichtigen, sondern auch zukunftsorientiert sind. Bedenken Sie dabei mögliche Entwicklungen in Ihrer Branche und potenzielle Wachstumsszenarien Ihres Unternehmens.

Ableitung konkreter Anforderungen

Aus den definierten Soll-Prozessen lassen sich nun konkrete Anforderungen an das ERP-System ableiten. Diese sollten so spezifisch wie möglich formuliert werden. Statt allgemeiner Aussagen wie “Das System soll die Buchhaltung unterstützen” sollten Sie präzise Anforderungen definieren, z.B. “Das System muss eine automatische Verbuchung von Eingangsrechnungen mit Abgleich gegen Bestellungen ermöglichen”. Kategorisieren Sie die Anforderungen nach ihrer Wichtigkeit, beispielsweise in “Muss-Kriterien”, “Soll-Kriterien” und “Kann-Kriterien”. Dies erleichtert später die Priorisierung bei der Systemauswahl.

3. Einbeziehung aller relevanten Stakeholder

Eine erfolgreiche Anforderungsanalyse erfordert die Einbeziehung aller relevanten Stakeholder im Unternehmen. Dies umfasst nicht nur die Führungsebene, sondern auch die Mitarbeiter, die täglich mit dem System arbeiten werden. Jede Abteilung hat spezifische Bedürfnisse und Perspektiven, die berücksichtigt werden müssen. Führen Sie Interviews und Workshops mit Vertretern verschiedener Abteilungen durch. Dies hilft nicht nur dabei, ein umfassendes Bild der Anforderungen zu erhalten, sondern fördert auch die Akzeptanz des neuen Systems bei den Mitarbeitern. Vergessen Sie dabei nicht, auch die IT-Abteilung einzubeziehen. Sie kann wertvolle Einblicke in technische Aspekte und Integrationsmöglichkeiten geben.

4. Berücksichtigung zukünftiger Entwicklungen

Ein häufiger Fehler bei der Anforderungsanalyse ist es, sich zu sehr auf aktuelle Bedürfnisse zu konzentrieren und zukünftige Entwicklungen außer Acht zu lassen. Ein ERP-System ist jedoch eine langfristige Investition, die idealerweise für viele Jahre genutzt werden soll. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Analyse daher auch:

• Geplantes Unternehmenswachstum
• Mögliche Expansion in neue Märkte oder Geschäftsfelder
• Technologische Trends in Ihrer Branche
• Sich ändernde gesetzliche Anforderungen

Indem Sie diese Faktoren in Ihre Anforderungsanalyse einbeziehen, stellen Sie sicher, dass das ausgewählte ERP-System nicht nur heute, sondern auch in Zukunft Ihre Bedürfnisse erfüllen kann.

5. Dokumentation und Priorisierung

Die sorgfältige Dokumentation aller Erkenntnisse und Anforderungen ist entscheidend für den Erfolg der ERP-Auswahl. Erstellen Sie ein detailliertes Lastenheft, das alle identifizierten Anforderungen klar und strukturiert darstellt. Priorisieren Sie die Anforderungen, um später bei der Systemauswahl fundierte Entscheidungen treffen zu können. Nicht alle Wünsche werden erfüllbar sein, daher ist es wichtig zu wissen, welche Funktionen absolut notwendig sind und wo Kompromisse möglich sind.

Fazit: Der Weg zum Erfolg

Eine gründliche Anforderungsanalyse mag zeitaufwendig erscheinen, ist aber der Schlüssel zu einer erfolgreichen ERP-Auswahl. Sie hilft nicht nur dabei, das am besten geeignete System zu finden, sondern legt auch den Grundstein für eine reibungslose Implementierung und eine hohe Nutzerakzeptanz. Bedenken Sie, dass die Anforderungsanalyse kein einmaliger Prozess ist, sondern während des gesamten Auswahlprozesses immer wieder überprüft und angepasst werden sollte. Neue Erkenntnisse, die sich aus Gesprächen mit Anbietern oder aus Systemdemonstrationen ergeben, können zu einer Neubewertung oder Ergänzung der Anforderungen führen. Eine professionell durchgeführte Anforderungsanalyse ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Sie stellt sicher, dass das ausgewählte ERP-System nicht nur ein technisches Tool ist, sondern ein strategischer Enabler für Ihren Unternehmenserfolg. Wenn Sie Unterstützung bei der Durchführung einer umfassenden Anforderungsanalyse für Ihr ERP-Projekt benötigen, stehen wir Ihnen mit unserer Expertise gerne zur Verfügung. Gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Ihr Unternehmen. Dieser Blogbeitrag bietet einen umfassenden Überblick über die Bedeutung und die Durchführung einer Anforderungsanalyse im Rahmen der ERP-Auswahl. Er kombiniert allgemeine Erklärungen mit spezifischen Tipps und unterstreicht die Wichtigkeit dieses Schrittes für den Erfolg des gesamten ERP-Projekts.